wunderOffice
Angebote, Rechnungen und Finanzen für kleine Betriebe. Eine Webanwendung, die wir selbst entwickeln — und selbst benutzen.
Ein Programm statt fünf Tabellen
In vielen kleinen Betrieben liegt das Kaufmännische verstreut: die Angebote in Word, die Rechnungsnummern in einer Tabelle, die Belege in einem Schuhkarton und die offenen Posten im Kopf. Das geht erstaunlich lange gut — bis eine Nummer zweimal vergeben ist oder eine Zahlung übersehen wird.
wunderOffice führt das zusammen: Kunden, Angebote, Aufträge, Rechnungen, Zahlungen, Mahnungen und Ausgaben an einem Ort. Jeder Beleg entsteht per Klick aus dem vorigen, und was Sie verschicken, ist ein fertiger Geschäftsbrief als PDF — mit Ihrem Logo, nach DIN 5008, passend für den Fensterumschlag.
Gebaut ist es für Betriebe aus Handwerk, Dienstleistung und IT. Also für Leute, die abends nicht auch noch Software lernen wollen.
die Rechnungsmaske mit Positionen und Summen
Auf einen Blick
- Vom Angebot bis zur Mahnung in einer Kette — jeder Beleg entsteht per Klick aus dem vorigen
- Rechnungen, die nicht mehr verändert werden können, mit lückenlosen Nummern und Storno statt Löschen
- E-Rechnung inklusive — ZUGFeRD für Geschäftskunden, XRechnung für Behörden; empfangene E-Rechnungen liest das Programm selbst ein
- Belegerkennung per KI — Foto oder PDF hochladen, Lieferant, Datum und Beträge stehen im Formular
- Kontoauszug einlesen — Zahlungseingänge werden zugeordnet und gebucht
- Übersicht auf der Startseite — Einnahmen, Ausgaben, offene und überfällige Posten
- Unterstützt Sie bei der Einhaltung der GoBD — Festschreiben, Änderungsprotokoll, Datenexport und Verfahrensdokumentation
- Auf dem Smartphone nutzbar — bis hin zum Belegfoto direkt aus der Kamera
Einmal selbst ausprobieren?
Wir richten Ihnen einen Zugang zu unserer Demo ein — eine vollständige Installation mit Beispieldaten, in der Sie alles anfassen dürfen: Angebot schreiben, Rechnung festschreiben, PDF erzeugen, Beleg fotografieren. Kaputtmachen können Sie dort nichts.
Der Knopf füllt unser Kontaktformular für Sie aus. Adresse, Benutzername und Passwort schicken wir Ihnen von Hand — meist noch am selben Tag.
Was drin steckt
Nichts davon ist angekündigt oder halb fertig — was hier steht, ist gebaut und im Einsatz.
Kontakte
Kunden, Lieferanten, Partner und Interessenten in einer Liste — ein Kontakt kann mehreres zugleich sein. Ansprechpartner hängen an ihrer Firma, alle Belege stehen am Kontakt, Kundennummern vergibt das Programm. Export als CSV.
Angebote und Aufträge
Positionen mit Rabatt und automatischen Summen, Textbausteine mit Platzhaltern für Anrede, Einleitung und Schluss. Aus dem Angebot wird per Klick der Auftrag, daraus die Rechnung — die Herkunft bleibt am Beleg sichtbar.
Rechnungen
Festschreiben statt Weiterbearbeiten: Mit der Nummer werden die Beträge eingefroren. Lückenlose Nummern, Storno und Rechnungskorrektur statt Löschen, Prüfung der Pflichtangaben vorab — und ein GiroCode zum Bezahlen per Banking-App.
E-Rechnung
ZUGFeRD / Factur-X für Geschäftskunden, XRechnung mit Leitweg-ID für Behörden — welches Format ein Kunde bekommt, steht an seinem Kontakt. Vor dem Festschreiben prüft das Programm, ob alle Angaben da sind, die das Format verlangt.
Zahlungen und Mahnungen
Zahlungseingänge auch in Raten, Kontoauszüge aus dem Online-Banking einlesen und abgleichen, Rücklastschriften öffnen die Rechnung wieder. Mahnungen per Klick, mit Mahnstufen, eigener Frist und auf Wunsch einer Mahngebühr.
Ausgaben und Belege
Eingangsrechnungen und Kassenbons mit mehreren Positionen je Beleg, Kategorien mit Kontennummer nach SKR03, Belegfoto aus der Kamera. CSV für den Steuerberater, dazu ein Buchungsstapel im DATEV-Format.
Aufgaben
„Angebot nachfassen“, „Rückruf“, „Wartung vereinbaren“ — mit Termin, Priorität und Zuständigem, auf Wunsch an einem Kunden oder Beleg. Auch wiederkehrend. Wer sie nicht braucht, schaltet sie ab.
Übersicht und Auswertungen
Einnahmen und Ausgaben je Monat, Quartal oder Jahr — nach Rechnungsdatum oder nach tatsächlicher Zahlung, mit Diagramm und Excel-Ausgabe. Offene Posten nach Alter, die wichtigsten Kunden, der Abstand zur Kleinunternehmergrenze.
Benutzer und Sicherheit
Benutzer mit Rechten zum Lesen, Schreiben und Verwalten. Anmeldung per Single Sign-on oder Active Directory, sonst mit Passwort. Protokoll aller Vorgänge, Schutz gegen gleichzeitiges Bearbeiten und automatische Abmeldung.
Drei Dinge, die Arbeit sparen
Die E-Rechnung ist schon eingebaut
Eine E-Rechnung ist keine PDF-Datei im Anhang, sondern ein maschinenlesbarer Datensatz. wunderOffice erzeugt beides in einem: ein PDF, das aussieht wie eine Rechnung, und darin die Rechnungsdaten nach EN 16931 — das Format, das die Buchhaltungssoftware Ihres Kunden einlesen kann.
Behörden verlangen stattdessen eine XRechnung mit Leitweg-ID; auch die schreibt das Programm. Welcher Kunde welches Format bekommt, steht an seinem Kontakt und wandert von allein in jede neue Rechnung. Wer nie an eine Behörde schreibt, schaltet die Felder dafür ab und sieht sie nie wieder.
Die Rechnungsdaten unserer Musterrechnungen haben die Prüfung mit dem Validator der KoSIT und dem Validator der EU-Kommission ohne Beanstandung bestanden.
die Vollständigkeitsprüfung vor dem Festschreiben
Der Beleg liest sich selbst
Kassenbon fotografieren oder Eingangsrechnung als PDF hochladen: Lieferant, Datum, Beträge, Steuersätze und eine passende Kategorie stehen danach im Formular. Erkannte Werte sind sichtbar markiert — zum Prüfen, nicht ungesehen übernommen. Gespeichert wird von Hand.
Empfangene E-Rechnungen liest das Programm sogar ohne KI und ohne externen Dienst — die Zahlen stehen ja exakt in der Datei. Das Original bleibt gespeichert und lässt sich jederzeit als lesbare Rechnung anzeigen.
Die Erkennung ist von Haus aus ausgeschaltet. Sie wird bewusst eingeschaltet, weil die Belege dafür an einen externen Dienst gehen — das soll niemand versehentlich tun.
erkannter Beleg mit markierten Feldern
Unterstützt Sie bei der Einhaltung der GoBD
Eine festgeschriebene Rechnung lässt sich nicht mehr ändern, die Nummern sind lückenlos, und statt zu löschen wird storniert. Was jemand an einer Ausgabe, an den Firmendaten oder an den Einstellungen ändert, bleibt mit altem und neuem Wert, Namen und Zeitpunkt nachvollziehbar.
Jede Rechnung wird beim Festschreiben mit Prüfsumme archiviert: Ändert sich später Ihre Anschrift oder Bankverbindung, sieht die alte Rechnung trotzdem aus wie am ersten Tag.
Für den Steuerberater gibt es einen Buchungsstapel im DATEV-Format, für die Betriebsprüfung einen Datenexport nach dem Beschreibungsstandard — und eine Verfahrensdokumentation auf Knopfdruck, in die Sie nur noch eintragen, was nur Ihr Betrieb wissen kann.
das Änderungsprotokoll in der Maske
Wie es betrieben wird
- Eine eigene Installation je Betrieb, mit eigener Datenbank — Ihre Zahlen liegen nicht in einem Topf mit denen anderer Kunden
- Auf unserem Server oder auf Ihrem — die Anwendung braucht nichts weiter als PHP und MySQL
- Nichts zu installieren: Sie brauchen einen Browser, mehr nicht. Hell, dunkel oder automatisch, je nach Einstellung Ihres Geräts
- Auf Tablet und Smartphone angepasst, bis hin zum Belegfoto aus der Kamera
- Funktionen, die Sie nicht brauchen, verschwinden — die Masken zeigen dann auch keine Felder dafür
- Aktualisierungen der Datenbank laufen über die Anwendung, ohne Zugriff auf den Server
- Umstieg von einem anderen Rechnungsprogramm: Wir begleiten den Wechsel und übernehmen Ihre vorhandenen Daten — wenn nötig mit einem Import, den wir eigens für Ihr bisheriges Programm schreiben
Und was kostet das?
Das hängt vom Zuschnitt ab — ob wir den Betrieb übernehmen, wie viele Benutzer es gibt, was angepasst werden soll. Wir besprechen es im Erstgespräch und halten es schriftlich fest, bevor irgendetwas losgeht.
Sehen Sie es sich an
Wir richten Ihnen einen Demo-Zugang ein und zeigen Ihnen auf Wunsch in einer halben Stunde, wie Ihr Ablauf darin aussähe. Unverbindlich, ohne Vertrag und ohne Anmeldung.
Passt dazu
- Software & Datenbanken — wenn Sie eine eigene Fachanwendung brauchen statt eines fertigen Programms
- Cloud & Infrastruktur — wo wunderOffice läuft und wer sich darum kümmert
- KI im Unternehmen — was hinter der Belegerkennung steckt und wo KI sonst Arbeit abnimmt